Você se sente afogado em e-mails? Como resolver o problema de centenas de e-mails diários trafegando na caixa de entrada, diminuindo a quantidade de mensagens.
Ao fazer uma analogia entre tráfego de e-mails e tráfego automotivo você irá perceber algumas semelhanças e poderá criar uma solução não só pessoal como também para a equipe de sua empresa.
Há 100 anos o automóvel era uma nova tecnologia, não existiam regras de trânsito nem era necessário ter um certificado de habilitação para dirigi-lo. Com o aumento estratosférico de automóveis na rua, sem regras e a necessidade de habilitação do motorista, a quantidade de acidentes multiplicou forçando a sociedade e suas autoridades a criar regras para que o transito fluísse sem acidentes.
A sua caixa de entrada de e-mails sofre hoje o mesmo problema que o automóvel há cerca de 100 anos.
Quem foi que lhe ensinou a administrar e-mails? A resposta mais comum é ralando e tirando duvidas com os colegas.
A maioria das pessoas reclama e não sabe direito o que está chegando a sua caixa de entrada.
Ao invés de olhar a caixa de entrada em ordem cronológica de chegada analise a por remetente.
Descubra e desmascare comportamentos.
Clique no titulo da Coluna “de” de sua caixa de entrada e analise as mensagens por remetentes internos á sua empresa.
O que é que eles estão pedindo com a mensagem? Comunicar, Solicitar, Informar, Convidar, Enrolar e outras classificações diversas.
A pessoa ansiosa como a personagem Capitú Leira ao receber uma tarefa, envia dezenas de e-mails ao seu chefe para informar cada passo da tarefa executado.
Ao final da tarefa seu chefe recebeu 25 e-mails ao invés de um único.
Como solucionar este tipo de comportamento? Pergunte a pessoa: Quando ela espera terminar a tarefa?
Se a resposta for, por exemplo: dois dias, solicite então que só informe o encerramento da mesma em dois dias sem enviar e-mails intermediários. Com esta atitude você evitará que 25 e-mails sejam escritos.
Mark Eteiro envia mensagens a torto e a direito mostrando como ele é maravilhoso, eficiente e traz retornos excepcionais á empresa.
No instante que você mostra a ele a quantidade de e-mails enviados e os motivos; o comportamento está desmascarado.
Ele irá pensar sempre antes de enviar a mensagem de como ele é o melhor dos melhores jogadores “de água fora da bacia” e evitará novas mensagens do gênero.
Os e-mails escritos não só traduzem fatos racionais, mas as emoções, ansiedades e stress envolvidos no dia a dia de cada pessoa.
Em uma empresa sem um programa de treinamento e regras de utilização de e-mail as perdas de tempo, produtividade e principalmente de segurança permitem vazar até documentos sigilosos.
Criar e implantar um programa empresarial de uso dos meios eletrônicos como e-mail, instant messaging, e telefonia via internet e obter resultados efetivos exigem a forte cooperação da equipe de TI, RH e um programa participativo dos colaboradores enviando sugestões para então criar as regras, treinar e implantar.
Sempre que o conhecimento é corretamente disseminado a equipe torna-se consciente dos problemas e passa a evitá-los.
Capitu Leiras, Mark Eteiros e muitas outras ações erradas podem ser evitadas com treinamento e o uso de um conjunto de regras aplicadas à caixa de entrada.
Lembre-se
1-Caixa de Entrada não é depósito de e-mails e sim uma caixa de passagem e ação
2-Analise os e-mails por remetente e descubra os comportamentos mascarados.
3-Comunique o problema ao remetente e sugira uma solução.
4-Crie um programa empresarial e ensine as regras de uso dos sistemas de mensagens eletrônicas.
5-Criar regras não é proibir, mas sim regular para que funcione de forma adequada.
MARCELO THALENBERG
Autor dos livros: Socorro, roubaram meu tempo + de 100 soluções para recuperar o domínio do tempo com a ajuda do Outlook e mudanças de atitude.
Managing Your Business With Outlook 2003 na series For Dummies em ingles.
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